“우리 회사, 금연 방안에 대해 기획안 하나 만들어보세요.” 팀장님의 간단한 한마디. 하지만 이 지시는 수많은 기획자들의 머릿속을 하얗게 만드는 마법의 주문이 되기도 합니다. 어디서부터 시작해야 할지, 무슨 내용을 담아야 할지, 어떻게 해야 사장님까지 설득할 수 있을지 막막하기만 합니다. 훌륭한 기획서는 단순히 정보를 나열한 문서가 아닙니다. 그것은 읽는 사람의 마음을 움직이고, 조직의 행동을 이끌어내는 한 편의 잘 짜인 ‘설계도’이자 ‘설득의 시나리오’입니다.
이 글에서는 첨부된 ‘회사 흡연자 제로화 방안’이라는 구체적인 기획서 사례를 통해, 하나의 아이디어가 어떻게 분석, 논리 설계, 실행 계획이라는 체계적인 과정을 거쳐 완벽한 기획서로 탄생하는지 그 전 과정을 낱낱이 해부해 보겠습니다. 이 글은 그동안 우리가 다루어온 다양한 분석 도구들이 총집결된, 기획서 작성의 최종 완결판과도 같습니다.
1단계 – 과제제대로이해하기: 모든기획의출발점
훌륭한 기획은 화려한 파워포인트 스킬이 아니라, 주어진 과제의 본질을 꿰뚫어 보는 것에서 시작합니다. 기획서를 작성하기 전, 우리는 반드시 ‘과제 분석’이라는 과정을 통해 세 가지 핵심 질문에 답해야 합니다.
Who, What, Why: 질문으로기획의뼈대세우기
- Who (누구를 위한 보고서인가?): 이 기획서의 독자는 누구이며, 최종 결재자는 누구인가? 사례에서 지시자는 팀장님이지만, 최종 결재자는 사장님입니다. 따라서 팀장님을 만족시킬 실무적인 디테일과 함께, 사장님을 설득할 수 있는 거시적인 관점과 명분이 모두 필요합니다.
- What (무엇을 해야 하는가?): 과제의 핵심 목표는 무엇인가? 명확합니다. ‘사내 흡연자 제로화 방안’을 도출하는 것입니다. 목표가 명확해야 기획이 산으로 가지 않습니다.
- Why (왜 이것을 해야 하는가?): 가장 중요한 질문입니다. 이 질문은 두 가지 관점에서 답을 준비해야 합니다. 첫째, 사장님을 설득하기 위해 ‘왜 지금 이 과제가 중요한지’에 대한 배경 설명이 필요합니다. 둘째, 팀장님을 설득하기 위해 ‘이 방안이 어떻게 성공할 수 있는지’에 대한 논리적 근거, 즉 핵심 성공 요소(KSF, Key Success Factor) 분석이 필요합니다.
2단계 – 논리의흐름설계하기: 기획의스토리라인
과제의 본질을 파악했다면, 이제 기획서 전체를 관통하는 논리적인 흐름, 즉 스토리라인을 설계해야 합니다. 잘 짜인 스토리라인은 읽는 사람이 자연스럽게 우리의 논리를 따라와 결론에 동의하게 만드는 힘을 가집니다. 사례에서는 다음과 같은 4단계의 완벽한 스토리라인 구조를 제시합니다.
- 배경 분석하기: 왜 이 문제가 중요한지, 현재 상황이 어떤지를 분석하여 과제의 시급성과 필요성을 제기합니다.
- KSF 도출하기: 성공적인 과제 해결을 위해 반드시 필요한 핵심 성공 요소가 무엇인지 성공 사례 벤치마킹 등을 통해 도출합니다.
- 실행 계획 세우기: 도출된 KSF를 바탕으로, 구체적이고 손에 잡히는 실행 계획을 수립합니다.
- 문서 논리 구성하기: 앞선 내용들을 피라미드 구조 등을 활용하여 설득력 있는 문서로 완성합니다.
이 4단계 구조는 ‘Why(왜) → What(무엇을) → How(어떻게)’로 이어지는 가장 이상적인 설득의 흐름입니다.
3단계 – 실전! 설득력있는기획서작성하기
이제 앞서 설계한 스토리라인에 따라 실제 기획서의 각 부분을 채워나가는 과정입니다.
Part 1: 배경과목적 – 왜지금이것을해야하는가?
기획서의 첫 장은 읽는 사람의 시선을 사로잡고 문제의 심각성을 공유하는 가장 중요한 부분입니다. 사례에서는 3C 분석의 관점을 활용하여 ‘왜 지금 당장 흡연율 제로화를 추진해야 하는지’를 강력하게 설득합니다.
- 자사(Company): 늘어나는 흡연율로 인해 비흡연 직원들의 불만이 증가하고 있으며, ‘건강한 회사’라는 기업 이미지와도 맞지 않습니다.
- 고객(Customer): 매장 환경에 대한 고객 불만 중 흡연 관련 사항이 25%에 달할 정도로 고객 서비스에 악영향을 미치고 있습니다.
- 경쟁사(Competitor): 경쟁사들은 ‘Clean’이라는 컨셉으로 다양한 활동을 펼치며 앞서나가고 있습니다.
- 사회(Society): 사회 전반적으로 금연에 대한 관심이 높아지고 있어, 지금이 기업 금연 캠페인을 추진할 최적의 타이밍입니다.
이처럼 다각적인 배경 분석을 통해 “이 문제는 더 이상 미룰 수 없다”는 공감대를 형성한 후, ‘흡연율 20% → 0%’라는 명확하고 측정 가능한 목표를 제시하여 기획의 방향성을 명확히 합니다.
Part 2: KSF와 9대실행방안 – 어떻게성공할것인가?
문제의 심각성에 모두가 동의했다면, 이제 그 문제를 해결할 수 있다는 확신을 심어주어야 합니다. 사례에서는 성공적인 금연 캠페인의 핵심 성공 요소(KSF)를 ‘제도’, ‘환경’, ‘동기’라는 세 가지로 정의합니다.
- 제도화: 금연 운동이 일회성으로 끝나지 않도록 지속성을 확보하는 것입니다.
- 환경 조성: 금연하기 쉬운 물리적, 문화적 환경을 만드는 것입니다.
- 동기 부여: 흡연자들이 금연을 시도하고 유지하도록 지속적으로 동기를 부여하는 것입니다.
그리고 이 세 가지 KSF를 달성하기 위해 ‘SMOKE FREE ENVIRONMENT!’라는 컨셉 아래, 9가지 구체적인 실행 방안을 제시합니다. 제도적 환경(프로세스 공동 마련, 게임 방식 도입), 물리적 환경(흡연 시설 제거 및 대체, 금연 메시지 부착), 동기적 환경(금연 펀드, 교육, KPI 연계) 등 각 방안이 세 가지 KSF와 어떻게 연결되는지 명확히 보여줌으로써, 이 계획이 주먹구구식이 아닌 체계적인 설계에 기반했음을 증명합니다.
Part 3: 예산, 일정, 그리고그너머 – 그래서무엇을얻고, 어떤위험이있는가?
마지막으로, 이 기획이 현실적으로 실행 가능하며, 투자할 가치가 있다는 것을 입증해야 합니다. 완벽한 기획서는 다음의 요소들을 반드시 포함합니다.
- 구체적인 예산: 금연 펀드, 교육, 시설 개선, 포상 등에 총 2,000만 원이 필요하다는 명확한 예산을 제시합니다.
- 상세한 일정 (간트 차트): 8주간의 추진 계획을 통해, 누가(담당자), 무엇을, 언제까지 해야 하는지를 한눈에 보여주어 실행 가능성에 대한 신뢰를 높입니다.
- 기대 효과: 이 프로젝트를 통해 업무 효율성 증대, 고객 만족도 향상 등 어떤 긍정적인 결과를 얻을 수 있는지 구체적인 데이터와 함께 제시합니다.
- 리스크 및 대책: 발생 가능한 리스크(금단 현상, 펀드 조기 소진 등)를 미리 예측하고, 이에 대한 구체적인 대응 방안(의약품 비치, 예비비 확보 등)까지 준비하여 계획의 완성도를 높입니다.
기획은 ‘문서‘가아닌 ‘설계‘다
지금까지 살펴본 ‘흡연자 제로화 방안’ 기획서는 단순한 아이디어의 나열이 아니었습니다. 그것은 주어진 과제에 대한 깊이 있는 분석에서 시작하여, 설득력 있는 논리의 뼈대를 세우고, 구체적인 데이터와 실행 계획으로 살을 붙여나간 하나의 완벽한 ‘건축 설계도’와 같았습니다.
훌륭한 기획은 결코 번뜩이는 영감만으로 탄생하지 않습니다. 과제를 분석하고, 스토리라인을 설계하며, 구체적인 근거와 실행 계획으로 빈틈없이 채워나가는 체계적인 과정의 산물입니다. 이 논리적인 설계의 과정을 따른다면, 당신 또한 어떤 과제가 주어지든 모든 이해관계자를 설득하고 성공적인 실행을 이끌어내는 ‘보고서의 신’이 될 수 있을 것입니다.
